Si la dématérialisation des documents permet de diminuer les coûts de traitement des factures, elle peut aussi aider les entreprises à empêcher les manipulations frauduleuses de leurs employés (61% de la fraude provient des propres salariés de l'entreprise), grâce à des solutions comme SAP Invoice Management d'Open Text.

D'après Peter Goldmann, dont la société White-Collar Crime 101 LLC propose aux entreprises des programmes de sensibilisation et de formation dans ce domaine, affirme que le point de départ des fraudes et des escroqueries dans les entreprises, c'est la facture. Tout simplement parce qu'il s'agit d'un simple document papier photocopié et transféré à de nombreuses reprises au cours du cycle facturation-paiement. « Elle passe donc dans un trop grand nombre de mains, ce qui multiplie les risques de falsification du montant, de l'adresse, du numéro de bon de commande et même du nom de la société concernée » explique-t-il. Il faut donc réduire ces interventions en dématérialisant les factures, mais aussi en assurant leur traçabilité. C'est ce que propose SAP Invoice Management, une solution de gestion des factures de bout en bout.

Primo, les données des factures sont capturées par reconnaissance optique de caractères (OCR) et analyse de document, sans aucune intervention manuelle ou possibilité de manipulation frauduleuse. Il suffit donc de quelques minutes pour entrer les factures dans le système, à n'importe quel endroit de la planète.

Secundo, une fois dans le système, chaque facture est réceptionnée selon plusieurs règles métier qui, à partir des métadonnées, contrôlent entre autres les montants, l'échéance, les références du fournisseur et qui est habilité à corriger les disparités.

Tertio, toutes les factures suspectes sont marquées, puis transmises automatiquement pour examen à la personne habilitée. Et le tour est joué.

Notez que SAP revend la solution Open Text de traitement des factures fournisseurs sous l'appellation SAP Invoice Management by Open Text.