Accès à l’information : les cabinets juridiques doivent se préparer aux mutations du secteur,
Par Cédric Hubert, Directeur Commercial pour la France, Abbyy

Publié le 21 Août 2017
Tandis que l’ensemble des services gagnent en souplesse et en efficacité, il est plus que temps pour les cabinets juridiques de mieux intégrer la technologie pour rationaliser leurs procédures commerciales et ainsi accroître la transparence et les temps de réponses. En effet, les associés des principaux cabinets d’avocats mondiaux reconnaissent que 30 à 50% * de leurs tâches pourraient être automatisées grâce à la technologie.

Passant d’un fonctionnement basé sur le papier à un environnement de plus en plus numérique, les cabinets juridiques sont effectivement contraints d’ajuster la façon dont ils délivrent leurs services, de façon à intégrer l’innovation et stimuler la productivité.

Dans tout le secteur, les sociétés sont confrontées au défi de gérer, filtrer et répertorier de gros volumes de documents, des tâches très chronophages et parfois complexifier par les documents critiques. Dossiers archivés, plaidoiries, contrats, dossiers clients et documents relatifs aux brevets constituent des entraves qui empêchent les avocats, les praticiens du droit et les fournisseurs internes ou indépendants de services juridiques de retrouver rapidement les documents sur lesquels ils doivent travailler.


Adopter une démarche résolument tournée vers la productivité

Les nouveaux outils et services augmentent la productivité de nombreux secteurs d’activité et les cabinets ne peuvent tout simplement pas se permettre de rester sans réagir pour être à la traine dans ce mouvement généralisé. Ce changement doit émaner du secteur dans son entier.

Les clients continuent de chercher ceux qui pourront les aider à rationaliser leurs procédures de façon à réduire le temps consacré aux tâches administratives et à gagner en qualité de service, transparence et productivité mais le défi consiste à répondre à cette demande tout en faisant face à de nouveaux concurrents.


Se tourner vers la technologie pour dématérialiser les procédures

Au sein des cabinets juridiques, de nombreuses procédures existent pour lesquelles l’accès à l’information et le réemploi de cette dernière sont cruciaux, notamment les recherches de jurisprudence en ligne, l’examen et la gestion et la conservation des dossiers et contrats, l’archivage électronique, et les vérifications diligentes. La technologie permet de réduire le temps consacré aux tâches administratives manuelles et ainsi de libérer des ressources pour des actions ayant plus de valeur ajoutée.

En outre, les clients demandent davantage de transparence et la justification des frais engagés. Ils connaissent le temps consacré aux tâches administratives et négocient pour payer moins d’honoraires dans ce domaine. Augmenter son efficacité est devenu – plus que jamais – la clef de la réussite commerciale.

Les Alternative Fee Arrangements (AFA ou honoraires à la carte) deviennent également une tendance lourde dans le secteur juridique. Il n’est ainsi pas surprenant que ces entreprises réajustent leurs infrastructures informatiques existantes, avec des applications qui permettent d’être plus productif dans le traitement des documents, qu’elles automatisent leurs procédures et qu’elles aient recours à des outils d’apprentissage et d’intelligence artificielle (IA).


Surmonter les obstacles de la numérisation

En matière de numérisation, une entreprise doit être capable d’anticiper les défis. Même une fois que les documents papier ont été numérisés, les données restent « verrouillées» sous format image provenant de courriers scannés, de mémos faxés, de contrats en PDF ou de photos prises avec un téléphone portable. Le problème avec ces fichiers « verrouillés » est qu’une fois qu’ils ne sont plus interrogeables par le cabinet une fois archivés.

Ainsi, la recherche d’un dossier spécifique, d’un mot-clé ou d’une référence représente un nouveau défi. Les contrats en offrent un bon exemple car ils sont souvent reçus en format papier puis scannés en tant que fichiers PDF. Lors du processus de négociation, les contrats peuvent être modifiés de nombreuses fois et par différentes personnes. Cependant, pour travailler sur une version scannée ou la comparer à l’original, il faut pouvoir accéder au contenu texte du PDF. Et même de légères modifications peuvent alors prendre des semaines, voire des mois de travail manuel. Heureusement, cette méthode de travail « traditionnelle » tend à disparaître.

Le recours à des solutions informatiques pour le secteur juridique, avec des technologies intégrées pour la conversion de documents, la reconnaissance de texte (OCR), la capture intelligente de données et l’analyse de textes, donne aux sociétés juridiques la possibilité de convertir les documents en informations exploitables et accessibles, faciles à récupérer puis à comparer, réutiliser et analyser.

Se tourner vers une technologie qui peut « lire » et ensuite modifier ces documents se traduit par d’énormes gains de temps, une accélération des procédures et une réduction des heures non facturables. Pour convertir les documents correctement, l’entreprise utilise un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui permet de déverrouiller le texte ou les informations contenus dans des documents sous forme d’image, transformant les scans de documents papier et les PDF en données exploitables et interrogeables auxquelles les avocats peuvent facilement accéder.

L’automatisation peut ensuite être déployée pour accélérer les processus tant dans la dématérialisation d’anciennes données que dans le traitement de nouveaux documents à mesure qu’ils arrivent.


Améliorer les processus à long terme

Engagé dans un processus d’automatisation du traitement des documents et de la capture de données, un cabinet juridique britannique nommé Moore Blatch a dématérialisé et optimisé le traitement et l’acheminement des documents, un processus qui était précédemment lent et manuel. Le cabinet a mis en place un centre de courrier numérique permettant de n’avoir qu’un point d’entrée et d’automatiquement capturer les flux d’information (en différents formats) afin de transformer ce contenu en données commerciales exploitables.

Ainsi, la post distribution manuelle a été supprimée et a permis de réduire les frais fixes administratifs et d’accélérer le processus de livraison des documents.

Alors que les cabinets juridiques évoluent vers un environnement résolument numérique, ils doivent notamment s’assurer que leurs procédures soient facteur de productivité plutôt que de difficulté supplémentaire. Il n’est donc pas surprenant que les fournisseurs d’applications et les vendeurs de logiciels pour le secteur juridique cherchent à intégrer les technologies de l’OCR, de la conversion de documents et de l’extraction intelligente de données à leurs produits.


* Etude BCG 2016 : « Comment la technologie va révolutionner le secteur juridique ? »
 
Contactez cette société ou un revendeur de ces produits.
Les 10 derniers articles
Les 10 derniers articles
Services
Ingram
Top 10Top 10 du jourTop 10 de la semaineTop 10 du mois
 La vidéo du moment
FlashITRmobilesITRgamesITchannel
Commentaires